Ce n’est jamais facile de déménager… encore moins en plein COVID… et encore moins quand on a une équipe à gérer ! Et pourtant, j’ai décidé de quitter Paris en début d’année pour m’installer à Marseille.
Plutôt que de vous expliquer ce choix, j’aimerais vous raconter comment cela a bouleversé mon quotidien d’entrepreneur et de responsable d’équipe et quelles actions j’ai pu mettre en place pour gérer au mieux ce nouveau challenge.
Mais avant de commencer, je veux remercier mon associé Adrien Salamon qui m’a encouragé les yeux fermés dans cette nouvelle v(o)ie et bien sûr toute la team Panopli, dont l’implication et l’engagement n’ont pas failli une seule seconde, même à distance.
Éloignement ne veut pas dire isolement !
Dans un monde incertain, gangréné par une crise sanitaire qui n’en finit pas, qui nous limite dans nos déplacements et nous empêche de nous retrouver, il semble paradoxal de quitter ses repères pour partir vivre encore plus loin de sa famille, de ses amis et de son équipe. Et pourtant, j’ai vu dans cette contradiction un nouveau défi : prouver que l’on peut mettre en place une bonne gouvernance, même à distance.
En effet, il ne faut pas confondre éloignement et isolement. Tout l’enjeu était là. Réussir à me prouver à moi-même et surtout au reste de l’équipe que l’on peut travailler en bonne intelligence, éloignés les uns des autres, mais jamais isolés les uns des autres.
Pour cela, il fallait jouer le jeu jusqu’au bout et s’éloigner véritablement pour être en « conditions réelles » (bon ok Marseille c’est pas Sydney, mais quand même !) Ce qui ne veut pas dire pour autant « passer en full remote ». Ça n’a jamais été dans notre philosophie chez Panopli, et ça ne le sera jamais. Nous restons convaincus qu’un lieu de vie chaleureux et accueillant reste un des piliers essentiels d’une bonne gouvernance d’entreprise.
Après avoir posé le contexte, je vais donc vous expliquer plus en détails les différentes actions que nous avons mises en place pour créer les conditions d’une bonne gouvernance, même à distance. Tout en nuançant mon propos en précisant que ce n’est pas un processus sans difficultés et qu’il n’est pas nécessairement applicable partout / par tous.
Travailler à distance, c’est une course. Manager à distance, c’est un marathon !
Les médias, le gouvernement et les associations portent une attention particulière aux salariés en télétravail. Mais qu’en est il des managers ? La responsabilité est double : s’assurer du bien-être de son équipe tout en veillant à ce que l’entreprise tourne correctement. Comment avoir la bonne distance ? Faire confiance, ne pas être trop intrusif…
Chez Panopli, la distance a été vectrice de créativité et d’effervescence. Ne pas se voir souvent a provoqué des discussions – parfois houleuses – sur l’ambiance générale de la boîte. Mais c’était sans compter les bonnes idées qui allaient en découler. Car on est souvent plus fort dans l’adversité. Plutôt que de saper le moral des troupes, la distance a fait émerger plein de nouvelles pratiques, pas toujours réussies, mais qu’il était intéressant – voire même nécessaire – d’essayer !
Voici les dix difficultés que j’ai pu rencontrer depuis mon déménagement et les solutions que nous avons tenté d’y apporter.
• Difficulté n°1 : le recrutement à distance
Ne plus voir les candidats en face-à-face c’est perdre une partie essentielle de l’entretien. C’est aussi une occasion manquée de créer un lien et de sentir la motivation du candidat.
La solution ? Mettre en place un jeu en ligne pour mieux mener nos entretiens
Qu’à cela ne tienne, les équipes de Panopli sont créatives ! C’est ainsi qu’est né, en réponse à cette problématique, un jeu spécialement conçu pour les entretiens. Grâce aux 20 cartes qui le composent, et que le candidat doit classer par ordre d’importance, il m’est désormais plus facile d’identifier les appréhensions de mon interlocuteur sur le poste, et de mieux cerner sa personnalité. Une véritable valeur ajoutée au recrutement pour contrebalancer la distance !
• Difficulté n°2 : l’absence de moments informels
Terminés les cafés improvisés, les rires, les doutes partagés, les conversations animées. Être seul chez-soi derrière son ordinateur, c’est parfois manquer des moments importants de la vie en entreprise.
La solution ? Instaurer des Coffee Roulette
Désormais, et grâce à Slack, nous programmons toutes les semaines deux rendez-vous au hasard avec des personnes de l’équipe. 20 minutes de sa journée simplement dédiée à l’échange et au “papotage” entre collègues, ça fait du bien !
• Difficulté n°3 : des moments de tensions inévitables
La distance ne favorise pas toujours la bonne entente. C’est la dure culture de l’écrit vs la culture de l’oral. Parfois pris par le flot du travail, on ne prend pas le temps de rédiger des messages / demandes avec forme. Les échanges sont directs et cela peut entraîner des quiproquos ou des non-dits…
La solution ? Imposer des réunions plus régulièrement
Nous avons instauré une règle : pour chaque sujet qui nécessite plus de 5 minutes d’échanges par écrit, nous programmons une réunion.
• Difficulté n°4 : une jauge incertaine du moral des troupes
Il m’est parfois difficile avec la distance, de cerner la motivation d’un membre de l’équipe. Se sent-il toujours à sa place ? Arrive-t-il à garder le moral malgré la distance et le télétravail ? La COVID impacte-t-elle sa famille ?
La solution ? Programmer des 020 mensuels
Depuis la crise COVID, nous mettons en place des One 2 One mensuels afin de s’entretenir régulièrement avec les membres de l’équipe. Cela me permet ainsi de voir l’évolution du moral des équipes au fil des mois et de pouvoir réagir à temps en cas de coup de mou.
• Difficulté n°5 : des rendez-vous manqués côté Sales
Il peut m’arriver d’être frustré de ne pas pouvoir assister à tous les rendez-vous commerciaux parisiens. Il faut alors déléguer et surtout faire confiance !
La solution ? Partir à la rencontre de clients locaux
Je profite désormais de mon positionnement à Marseille pour rencontrer d’autres clients. Nous gardons toujours contact avec les parisiens mais mon déménagement me permet d’ouvrir d’autres horizons. Ma visite chez Klanik, dans leurs locaux avenue du Prado m’a par exemple permis de renforcer notre relation et notre collaboration (nous ne nous étions vus que par caméra interposée jusqu’à présent).
• Difficulté n°6 : le manque d’informations sur les avancées des pôles
Je suis responsable du pôle Sales, mais il est vrai qu’à distance, il est parfois compliqué de suivre les avancées des autres pôles. Où en sont-ils dans leurs objectifs ? Ont-ils besoin de mon aide ?
La solution ? Créer un canal spécifique aux managers
Pour pallier ce manque de visibilité, nous avons instauré un channel “Managers” sur Slack. Ainsi, tous les lundis, les managers énoncent les objectifs de chaque pôle et peuvent nous solliciter lorsqu’ils ont besoin d’aide. Nous avons aussi mis en place un Google Sheet de KPI’s à remplir toutes les semaines. L’objectif ? Intervenir si nous sentons qu’un pôle est en difficulté dans ses missions.
• Difficulté n°7 : une motivation parfois faillible en solitaire
Travailler à distance, c’est perdre l’esprit et la force du groupe. Même si les missions sont passionnantes, le travail en équipe manque !
La solution ? Partir à la rencontre de nouveaux cercles de networking
Il est vrai que mon équipe me manque. Pour ne pas travailler en solitaire, je suis parti à la recherche d’autres alternatives. J’ai ainsi exploré de nombreux coworkings, je suis rentré dans des cercles de jeunes dirigeants à Marseille et j’ai retrouvé des amis sur place. Élargir son cercle professionnel est un véritable levier de créativité ! Je me nourris ainsi de toutes ces nouvelles rencontres pour en faire profiter Panopli.
• Difficulté n°8 : moins d’événements avec les équipes
Les afterworks, les déjeuners d’équipe se font forcément moins fréquents et la distance manager / salarié se fait ressentir.
La solution ? Moins de quantité, plus de qualité
Je profite désormais de mes retours au bureau pour organiser des événements plus qualitatifs et des cérémonies plus officielles. Nous avons aussi mis en place un véritable budget dédié à la communication interne.
• Difficulté n°9 : une perte de temps dans les trajets Paris/Marseille
J’essaye de rentrer régulièrement à Paris pour voir les équipes. Il est vrai que prendre régulièrement le train pour faire Paris-Marseille me donne le sentiment de perdre du temps et de ne pas être efficace dans ma journée.
La solution ? Profiter de ce temps pour faire autre chose
Désormais, je profite du train pour prendre du recul, me mettre hors ligne, réfléchir à la stratégie de l’entreprise ou à des sujets de fond. Un temps précieux qui me manquait finalement à Paris et dont je ne me passerai plus maintenant !
• Difficulté n°10 : une nouvelle charge mentale
Déménager est un commit mental et prend beaucoup de temps de manière générale… Encore plus quand c’est à l’autre bout de la France (logistique, nouveaux contacts…) et que l’entreprise a peu de moyens à disposition pour des démarches personnelles de ce type (problème plus structurel de l’aménagement d’un lieu de travail chez soi dans le cadre du télétravail quand une entreprise n’a pas encore de budget dédié par collaborateur pour fournir les équipements nécessaires au TT)
La solution ? Il n’y en a pas.
En revanche, il y a une leçon. En tant que manager, avoir vécu cette expérience va me permettre d’améliorer le process pour ceux qui prendront la même voie que moi.
De cette expérience, je retiens quatre principes à appliquer au quotidien dans mon management :
- Faire confiance, même à distance
- Poser un cadre strict de télétravail
- Assurer un dialogue permanent avec les équipes
- Mesurer régulièrement le climat de l’entreprise
Et vous, prêt à relever le défi ?
Maxime
Nice shot 😉