10 conseils pratiques pour être plus efficace au travail

J’en ai marre de lire des conseils d’entrepreneurs que je ne peux jamais appliquer.
J’aime le simple, le concret. Je veux de l’actionnable et tout de suite.
Alors, en attendant de le lire chez les autres, je vous partage une liste concrète d’outils et de règles de travail que j’utilise tous les jours. Grâce à ces outils, je suis devenu plus efficace dans mon travail au quotidien.

Trier votre boite mail par “non-lus d’abord”

Si vous ne devez en retenir qu’un, c’est celui-là.

Plus qu’un simple paramétrage de votre boite mail, il s’agit d’une règle de vie 😅

Une fois votre boite mail organisée par non-Lus d’abord, votre mission : ne plus avoir de message en fin de journée dans votre espace “non-lus”.

Quand vous recevez un mail, 2 possibilités s’offrent à vous :

• Vous pouvez y répondre directement ⇒ faites-le et sortez-le ainsi de vos “non-lus”
• Il vous demande un peu de temps car vous manquez d’éléments ou il vous demande un travail plus approfondi ? ⇒ répondez à la personne que vous avez bien reçu son message et que vous allez revenir vers elle + engagez-vous sur une deadline.
  
  Ensuite :
• Gardez ce message en “non-lu” sur votre boite mail : sur gmail, il existe un raccourci clavier pour le faire rapidement ⇒ il suffit une fois que vous avez envoyé votre réponse de taper “_” (sans les guillemets)
• Si le mail demande une analyse : bloquez dans votre agenda une plage horaire pour préparer l’analyse dans les temps impartis
• Si le mail demande des infos que vous n’avez pas : écrivez à la personne qui détient cette information en lui rappelant la deadline que vous vous êtes fixé

Grâce à cette méthode, les mails non-lus de votre boite mail se transforment en votre TO DO. Quand je suis en déplacement par exemple, il m’arrive souvent en marchant de m’envoyer des mails avec en sujet une tâche à faire pour ne pas l’oublier. C’est rapide et cela vous permet d’être plus efficace au travail

Concrètement, comment le mettre en place ?

Sur Gmail, cliquez sur Paramètre et sélectionnez dans “TYPE DE BOÎTE DE RÉCEPTION” ⇒ “Non lus d’abord”.

être plus efficace sur Gmail grâce aux raccourcis clavier

Gmail regorge de surprises et celle-ci peut bien vous faire gagner beaucoup de temps.

Concrètement, comment le mettre en place ?

Quand vous êtes sur votre boite mail, tapez sur votre clavier le point d’interrogation “?”

Une console apparaitra, bienvenu dans ma Matrix :

Prenez la pilule rouge, cliquez sur “Activer” et un nouveau monde s’offre ainsi à vous.

Mes 5 raccourcis préférés :

• “c” pour ouvrir un nouveau message
• “_” quand vous lisez un message pour le passer en non-lu
• “r” quand vous lisez un message pour y répondre rapidement
• “a” quand vous lisez un message pour répondre à tous
• “/” pour rechercher quelque chose dans votre boite mail
  

ENREGISTRER SIMPLEMENT DE SUPER VIDÉOS DE VOTRE ÉCRAN – EXTENSION CHROME

Vous voulez montrer à un client comment marche une action sur votre site ?

Cette extension est faite pour vous.

Elle vous permet d’enregistrer en excellente qualité votre écran en format vidéo et la partager simplement sur vos outils favoris : Slack, Trello…

Concrètement, comment le mettre en place ?

En cliquant ici puis sur installer :  https://www.awesomescreenshot.com/

Une tâche, un owner, une deadline

C’est une règle assez simple mais qui est trop souvent oubliée.

Vous pouvez l’écrire en lettre d’or sur votre mur tellement c’est important.

Je profite de cette tribune pour la rappeler :

• Une tâche doit toujours avoir un seul et unique propriétaire : une tâche sans propriétaire est certaine de ne pas être faite car on se dit toujours qu’un autre le fera.
• Une tâche doit avoir une deadline sinon, elle n’est pas faite. Des chercheurs du MIT ont récemment démontré que l’être humain est biologiquement conditionné à la procrastination. (Oui je sais, ce n’est pas une vrai étude, mais ça fait toujours bien un article où pour soutenir une vérité générale, on commence par “des chercheurs du MIT”…)

Concrètement, comment le mettre en place ?

Pour chaque tâche que vous mettez en place, demandez-vous toujours si vous avez bien défini un responsable (et bien le notifier, car parfois, on oublie de lui dire) et une deadline

• Un ticket est ouvert par un client : qui répond ? Sous combien de temps ?
• On lance une opération com : qui supervise le projet ? Quand souhaite-t-on lancer l’opération ?

Bonus pour les fans d’Inception :

Parfois quand une tâche est trop importante, vous pouvez la découper en sous-tâche en respectant bien le mantra : chaque sous-tâche, un owner, une deadline. Le propriétaire de la tâche a pour mission de surveiller que les propriétaires de chaque sous-tâches remplissent bien leur mission dans le temps imparti.

Parfois quand une sous-tâche est trop importante, vous pouvez la découper en sous-sous-tâche…

Prenez rdv avec vous-même pour préparer vos tâches de fond

C’est la suite logique du conseil précédent.

Si vous êtes responsable d’une tâche de fonds (une présentation, une analyse…), vous avez alors une deadline à respecter et cette tâche vous demande du temps.

Mon conseil ? Bloquer un moment dans votre agenda pour faire cette tâche.

En effet, quand vous avez un créneau bloqué par un collègue pour une réunion, il y a peu de chance que vous vous défiliez pour esquiver cette réunion. Vous respectez votre engagement. C’est le même mécanisme pour une tâche de fond : prenez rendez-vous avec vous-même pour vous obliger à y dédier du temps et ainsi respecter vos engagements.

🚨 Mise en garde : ne mettez pas ce créneau dans votre agenda à la date et heure précise du rendu mais plutôt 2 jours avant. En effet, le rappel 10 minutes avant le rendu marche moins bien en terme d’efficacité.

Concrètement, comment le mettre en place ?

Dans votre calendrier, bloquez un créneau avec pour sujet l’intitulé de la tâche à faire.

La loi du 80/20

Connu aussi sous le nom de principe de Pareto du nom de l’économiste italien Vilfredo Pareto.

Selon cet loi de statistique : 20% des efforts provoquent 80% des effets.

Quelques exemples :

• Vous portez 80% du temps, 20% des habits de votre garde-robe
• 20% des produits de votre catalogue représentent 80% de vos commandes
• 20% de vos clients représentent 80% de vos revenus

En d’autres termes, concentrez-vous sur ce qui a le plus d’impact et ne perdez pas trop de temps sur le reste. Pour n’importe quelle tâche que vous allez faire, dites-vous que vous pouvez en accomplir une grande partie – 80% – avec uniquement 20% des efforts nécessaires.

Vous allez être surpris mais très souvent, 80% de l’objectif à atteindre suffit largement.

Et si ça ne suffit pas, faites une halte dans votre travail quand vous arriverez aux 20% des efforts pour mettre en place votre travail et récolter 80% des fruits rapidement plutôt que d’attendre les 100% de complétion.

Concrètement, comment le mettre en place ?

Quand vous débutez une tâche, demandez-vous tout le temps :

• Qu’est-ce que je cherche à accomplir avec cette tâche ?
• Est-ce que je peux atteindre un résultat proche et satisfaisant à moindre “frais”

Eviter de re-taper des mails que vous avez déjà écrits

Il y a des mails (ou des bouts de mails) que l’on écrit très souvent et que l’on recopie d’un mail à l’autre. Avec cette extension chrome, plus besoin de ré-écrire 100 fois le même mail. Avec un simple raccourci clavier, Gorgias vous permet de recopier un texte pré-enregistré dans le corps de votre mail. Simple, efficace.

Concrètement, comment le mettre en place ? https://chrome.google.com/webstore/detail/gorgias-templates-email-t/lmcngpkjkplipamgflhioabnhnopeabf

Ne faites pas perdre de temps à vos interlocuteurs sur Slack

Si vous utilisez Slack, vous avez surement déjà vécu cela : vous êtes en train de travailler tranquillement dans votre coin quand soudain, vous recevez une notification Slack.

Et là, stupeur, à la fin d’une discussion de 45 échanges, un membre de votre équipe vous tagues sans autre forme de procès. Juste votre nom @adrien. Rien d’autre.

Le stress monte déjà en vous à l’idée de devoir lire les 45 messages pour comprendre de quoi il s’agit…

Concrètement, comment le mettre en place ?

C’est simple, je ne réponds plus quand c’est comme ça, ce n’est pas efficace !

Ne taguez pas une personne dans un thread slack sans lui donner tous les éléments de contexte et la raison pour laquelle vous l’inviter à participer à cette discussion.

Ce conseil est pour Slack mais il est aussi précieux pour une boucle mail ou après 50 échanges de message sur un groupe de potes Whatsapp pour organiser un week-end à Noirmoutier. Hein Fabrice, c’est à toi que je parle.

Soyez notifié de vos rappels et alertes calendrier directement sur slack

Si vous avez suivi mes précédents conseils, vous utilisez alors de manière extensive votre Google Calendar pour y noter efficacement des réunions de 30′ max ou vous bloquer des moments pour faire des tâches de fond. C’est là que cette intégration Slack sera utile.

Vous recevrez une alerte Slack quand une réunion va commencer et cerise sur le mcdo, vous aurez même lien de la réunion hangout, teams ou autre pour la rejoindre en un click. Magique, non ?

Concrètement, comment le mettre en place ?

Cliquez sur Add to Slack ici : https://slack.com/app-pages/google-calendar

Une réunion se prépare dès l’invitation

• Ce qui se conçoit bien, s’énonce clairement”. Avant d’envoyer une invitation à plusieurs membres de votre équipe pour bloquer une réunion, soyez sûrs d’avoir bien défini :
• L’ordre du jour
• Les résultats attendus (ou livrables)
• Qui sera le rapporteur : la personne en charge du compte-renduFaire attention à ne jamais dépasser des réunions de plus de 30 minutes. Tous les sujets doivent pouvoir être traiter dans ce temps. Si le temps est plus long, c’est que votre ODJ est trop vague et vos livrables attendus sont mal définis.

Concrètement, comment le mettre en place ?

Quand vous créez une réunion, dans la partie note, avoir toujours ces trois points de remplis :

• ODJ
• Objectifs
• Rapporteur

Et le petit bonus pour la fin

Color picker – Extension Chrome

Il s’agit d’une extension Google Chrome qui vous permet de détecter le code hexa d’une couleur sur un site. Pour des métier comme le nôtres où la personnalisation est un enjeu de tous les jours, proposer des expérience unique est clée. Quand je dois faire une présentation à un client, j’uilise cet outil pour déterminer le code hexa de mon futur client pour adpater mon contenu à son code couleur

Concrètement, comment le mettre en place ?

En cliquant ici puis sur installer : https://chrome.google.com/webstore/detail/colorpick-eyedropper/ohcpnigalekghcmgcdcenkpelffpdolg/related

J’espère que cet article vous a été utile et qu’il est suffisamment concret pour vous 🙂

Et vous, qu’est-ce que vous mettez en place comme outil ou règle de travail pour être efficace ?

Retrouvez les autres tips du poulailler juste ici.

Adrien Salamon – Cofondateur de Panopli